مدیریت پروژه و بهبود وضعیت

بهبود کسب و کار و وضعیت کاری از اهداف اصلی مدیریت پروژه می‌باشد.
از سال ‌هاقبل همه افراد به دنبال روش هایی برای ساماندهی امور کاری خود و پیشرفت بوده اند.
اگر این امور بدرستی انجام شود، کسب و کار افراد نیز رشد خوبی می‌کند.
از طرفی در شرایط پاندمی‌کرونا، بسیاری از مشاغل روی به دور کاری آورده اند.

مدیریت پروژه

بسیاری افراد لزومی‌به حضور فیزیکی در محل کار خود ندارند.
بنابراین باید وضعیت کاری خود را از راه دور به جلو پیش ببرند. ساماندهی امور از راه دور مخصوصا برای مدیران کمی‌سخت می‌باشد.
این سختی زمانی افزایش می‌یابد که پروژه ای در دست داشته باشید و باید در زمانی خاص تحویل دهید. در این نقطه مدیریت پروژه امری بسیار حیاتی می‌شود.
خوشبختانه بسترهای آنلاین بسیاری از مشکلات ارتباطی را حل نموده است. این امکان را فراهم کرده است که از جاهای مختلف کار خود را انجام دهید.
با همکارانتان تعامل داشته باشید و کارهای خود را پیش ببرید.
ما در این  از سایت الفبا مقاله با ذکر چند نکته که به شما کمک می‌کنیم که در مسیر کار خود قرار بگیرید. همچنین مسیر های ارتباط با همکارانتان را به شما نشان می‌دهیم تا راحت تر کار‌هاپیش روند.

جلسات منظم تنظیم کنید

برای مدیریت دقیق امور کاری خود حتما جلسات منظم با تیم تان برگزار کنید.
اگر به هر دلیلی امکان برگزاری جلسه حضوری وجود ندارد، جلسه را آنلاین برگزار کنید. برای ورود به سیستم ارتباطی برنامه ریزی کنید.
همگی در روز تعیین شده و در ساعتی مشخص در صفحه مورد نظر حاضر شوند.
دقیق بودن یکی از ارکان مدیریت پروژه می‌باشد.
زمانی را تعیین کنید که همه در دسترس باشند. با اعضای تیم خود تماس بگیرید و به آن‌هازمان جلسه را گوشزد کنید.
طبیعتا برگزاری جلسات حضوری موثر تر است.
ولی اگر در راه دوری قرار داشتید تماس ویدیویی برقرار کنید.
همه را در مورد قسمت هایی از پروژه که کار کرده اید و هر مسئله ای که داشته اید، به روز کنید. حدود 5 دقیقه هر کدام به صحبت بپردازید تا همه بدانید که چه خبر است. سعی کنید هر ماه حداقل 2 جلسه برگزار کنید. البته برگزاری جلسات کاملا به مقدار نیازتان بستگی دارد.

اهداف هفتگی و ماهانه تعیین کنید

با تعریف اهداف، برای کارهای خود نقطه عطف تعین می‌کنید.
ایجاد نقطه عطف در مدیریت پروژه به ما امکان می‌دهد تا برای افزایش بهره وری تلاش کنید. در این حالت وضعیت کاری شما رو به پیشرفت می‌رود. هنگام شروع یک کار یا پروژه، هدف اصلی را برای تیم خود شرح دهید. آن‌هاباید تصویری از پایان کار و هدف اصلی داشته باشند. سپس آن را به چند مرحله تقسیم کنید. بدین ترتیب شما همیشه در پی کسب هدف بزرگتر هستید.

برای مدیریت پروژه بطور مناسب، وظایف را بین تیم خود تقسیم کنید

کار را بین افراد و هم تیمی‌های خود تقسیم کنید تا همه کارهایی برای انجام دادن داشته باشند.
پس از تعیین اهداف، هر مرحله را به افرادی واگذار کنید تا به آنچه می‌خواهید برسید.
وظایف را بر اساس نقاط قوت هم تیمی‌های خود تقسیم کنید. بدین ترتیب تمامی‌افرادی که درگیر کار می‌شوند از حداکثر پتانسیل خود جهت پیشبرد اهداف بهره می‌برند.
همچنین وقتی کار‌هابر اساس تخصص افراد تقسیم شود، گره ‌هاو مشکلات موجود راحت تر برطرف می‌شوند.
به عنوان مثال اگر یکی از افراد شما به فتوشاپ مسلط است، کارهای طراحی گرافیکی را به او اختصاص دهید.
از او در کار غیر تخصصی اش مانند کار با اکسل یا سایر نرم افزارهای تخصصی استفاده نکنید.
این کار را فقط در صورتیکه کمبود نفر دارید، انجام دهید. آن هم به شرطی که آموزش های لازم را به او انتقال دهید. ابتدا دوره ی آموزشی را برای افراد برگزار کنید سپس در سایر زمینه ‌هاآن‌هارا به کار گیرید.

در بهبود وضعیت کاری خود از یک برنامه مدیریت پروژه استفاده کنید

با استفاده از این برنامه ‌هامی‌توانید کل گردش کار خود را تنظیم و مشاهده کنید.
اینگونه می‌بینید که چه کارهایی را باید انجام دهید یا اینکه انجام داده اید. برنامه های مدیریت پروژه به شما امکان می‌دهند وظایف خود را مرتب کنید.
برای انجام کارهای خود مهلت تعیین کنید و همچنین برنامه های خود را مدیریت کنید. با هم تیمی‌‌هاو افراد خود می‌توانید وارد نرم افزار شود و از امکانات آن استفاده کنید. بدین ترتیب با یکدیگر هماهنگ تر هم می‌شوید.

اسناد کاری را در یک فضای ابری به اشتراک بگذارید

استفاده از یک فضای ابری به شما این امکان را می‌دهد که همکاران شما همیشه به اسناد کاری دسترسی داشته باشند.
این کار باعث می‌شود که همیشه به جدیدترین مدارک و اسناد دسترسی داشته باشند. خوشبختانه با توسعه امکانات اینترنتی، امروزه همگی توانایی دسترسی به اینترنت و فضاهای ابری را دارند.
Dropbox، google drive و Box از بهترین فضاهای ابری هستند که می‌توانید انواع فایل را در آن‌هاآپلود کنید. همچنین اگر فقط با فایل های office مانند word، excel و power point سر و کار دارید، google docs ابزاری رایگان جهت ذخیره و اشتراک گذاری اسناد بصورت ابری می‌باشد.

نرم افزارهای دسترسی از راه دور

آیا با نرم افزارهای دسترسی از راه دور آشنایی دارید؟؟
این نرم افزار‌هابه شما این امکان را می‌دهند که از راه دور به کامپیوتر خود در اداره دسترسی داشته باشید. بدین ترتیب اگر فایل یا مدارکی روی کامپیوترتان دارید که به آن‌هااحتیاج دارید، می‌توانید از راه دور به آن‌هادسترسی داشته باشید. همچنین امکان کنترل کامپیوتر از راه دور برای شما میسر می‌شود.
اینگونه بدون ارسال یا اشتراک گذاری، فایل ‌هادر دسترس شما قرار می‌گیرند. این کار همچنین مشکل اشتراک گذاری یا ارسال فایل ‌هابا حجم زیاد را برطرف می‌کند. فقط کافی است یک برنامه دسترسی از راه دور را روی دستگاه اصلی و هر رایانه ای که می‌خواهید از آن دسترسی پیدا کنید، نصب کنید. و سپس وارد سیستم شوید.
برای این کار نرم افزارهای مختلفی وجود دارد که از طریق سرچ در اینترنت آن‌هارا پیدا می‌کنید. همچنین از این طریق می‌توانید بین کامپیوترهای همکاران خود دسترسی ایجاد کنید. سپس در صورت بروز مشکلی براحتی به رفع مشکل موجود می‌پردازید.

تشریح اهداف در مدیریت پروژه باعث بهبود وضعیت کاری می‌شود

دقیقا توضیح دهید که تیم شما باید چه کاری را به سرانجام برساند.
برخی مدیران بصورت کلید واژه ای راجع به کار‌هاصحبت می‌کنند. به کارشناس مربوطه حداقل توضیحات را می‌دهند و وظیفه ای خاص را بر دوش او می‌گذارند.
در صورتیکه کارشناس اصلا نمی‌داند هدف نهایی از کار چیست! همچنین نمی‌داند اطلاعات مربوطه در مرحله بعد به چه صورت استفاده می‌شوند.
بنابراین خواه ناخواه دچار اشتباهاتی می‌شود. یا جایی که باید با توجه به هدف کار اعمال نظر کند، نمی‌تواند تصمیم درست را بگیرد. در اینصورت کار ناقض تحویل داده می‌شود و در باز بینی مدیر یا رئیس اشکالاتی به کار او وارد می‌شود.
در این حالت کارشناس مربوطه باید کار را اصلاح کند. که این امر موجب اتلاف وقت و انرژی می‌شود.

ما این را بسیار در ادارات و شرکت ‌هامشاهده کرده ایم. برای جلوگیری از این کار، با تمام جزئیات با افراد خود صحبت کنید.
تمام اطلاعات را با آن‌هابه اشتراک بگذارید. انتظارات خود را بصورت روشن بیان کنید. اینگونه همکارانتان گیج نمی‌شوند. همچنین با اشراف بر موضوع و هدف کاری وظایف خود را انجام می‌دهند.
یک تصور اشتباه در این زمینه وجود دارد. برخی گمان می‌کنند سایر همکاران نیازی به گفت و گوی مفصل راجع به کار ندارند.

همچنین از ارائه اطلاعات خودداری می‌کنند و گمان می‌کنند این کار باعث حفظ حوزه مدیریتی آن‌هامی‌شود. این تصور اشتباه است.
با حفظ مرزهای مدیریتی خود، افراد خود را قبل از شروع کار کاملا توجیه کنید. مسلم است که همکاران شما نیاز نیست از همه ابعاد کار مطلع شوند. ولی هر آنچه که به بهبود وضعیت کاری تان منجر می‌شود را دریغ نکنید.

گزارش پیشرفت کار تهیه کنید

در یکی از مراحل به شما توصیه کردیم اهداف هفتگی یا ماهانه تعیین کنید.
همچنین گفتیم که این کار باعث پیشرفت تدریجی می‌شود. پس از ایین مرحله شما باید گزارش پیشرفت کار تهیه کنید. باید مشخص شود که به اهداف تعیین شده دستیابی داشته اید یا خیر. همچنین میزان پیشرفت کار مشخص می‌شود که در کدام نقطه ایستاده اید.
گزارشات پیشرفت کار در مدیریت پروژه می‌تواند بصورت روزانه، هفتگی یا ماهانه ارائه شوند. این کار همچنین مسیر دقیق کاری را به شما نشان می‌دهد. می‌توانید مشاهده کنید که آیا در مسیر درست قرار دارید یا خیر. از طرفی میزان دسترسی به اهداف تعیین شده برایتان روشن می‌گردد.

برنامه های تشویقی و تفریحی تعیین کنید

تشویق و تفریح را در برنامه کاری خود قرار دهید.
تشویق باعث ایجاد انگیزه می‌شود. وقتی انگیزه ایجاد شود انرژی و راندمان کاری بالا می‌رود. همچنین در طول هفته برنامه های تفریحی کوچکی در دستور کار قرار دهید. مانند صرف بیسکوییت و چای در یکی از ایام هفته. این کار به رفع خستگی و تجدید قوای کاری کمک شایانی می‌کند. همچنین می‌توانید وقتی به هدفی دستیابی پیدا کرده اید، آن را جشن بگیرید. این جشن بهانه مناسبی برای بهبود روحیه و وضعیت کاری می‌باشد. توجه کنید که در مدیریت پروژه یا یک کار باید تمامی‌جنبه ‌هارا در نظر بگیرید.

https://www.chetor.com/

https://metaraz.ir/